Decyzja o zmianie systemu wykorzystywanego w firmie zwykle wynika z potrzeby uporządkowania pracy, ograniczenia powtarzalnych czynności lub dopasowania narzędzi do nowych wymogów organizacji. Samo uruchomienie oprogramowania jest jednakże jedynie jednym z etapów całego procesu. W praktyce najwięcej czasu zajmuje na prawdę bardzo często przygotowanie danych, zobowiązanie sposobu pracy oraz implementację funkcji systemu do rzeczywistych działań wykonywanych codziennie.

Wdrożenia comarch obejmują szereg czynności związanych z analizą potrzeb, konfiguracją środowiska a także przystosowaniem rozwiązania do określonych obszarów działalności. Każda organizacja ma swoje procedury, dlatego sposób przeprowadzenia takich prac może wyglądać zupełnie inaczej w współzależności od wielkości firmy, liczby użytkowników i zakresu używanych modułów.

Jednym z bardziej niebagatelnych etapów jest zebranie informacji o tym, jak obecnie przebiegają procesy wewnętrzne. Na prawdę często dopiero podczas szczegółowej analizy wychodzą na jaw różnice między działami, przestarzałe procedury lub sposoby pracy, które powstały na przestrzeni wielu lat. Przygotowanie systemu wymaga podjęcia konkretnych wyborów dotyczących między innymi uprawnień użytkowników, obiegu dokumentów a także sposobu przechowywania informacji. W codziennej praktyce kłopoty mogą pojawić się nie dlatego, że system nie posiada określonej funkcji, niemniej jednak dlatego, że pracownicy są przyzwyczajeni do innych metod wykonywania zadań. Zmiana narzędzia często oznacza zatem także konwersję części dotychczasowych przyzwyczajeń.

Podczas konfiguracji rozwiązania ważne jest zachowanie równowagi między dostosowaniem systemu do indywidualnych potrzeb a utrzymaniem przejrzystej struktury. Nadmierna liczba przemian może sprawić, że późniejsza obsługa stanie się trudniejsza, natomiast zbyt ogólne ustawienia mogą nie odpowiadać specyfice prowadzonej działalności. W praktyce wdrożenie wymaga stopniowego sprawdzania poszczególnych elementów, wykonywania testów oraz analizy działania wybranych funkcji. Dotyczy to w głównej mierze wycinków związanych z finansami, sprzedażą, gospodarką magazynową czy raportowaniem. Właściwie każdy z tych elementów może wymagać osobnego podejścia, ponieważ sposób wykorzystywania danych odbiega w współzależności od charakteru pracy danego działu.

Po zakończeniu zasadniczych prac wdrożeniowych rozpoczyna się okres, w którym konsumenci zdobywają doświadczenie w powszechnym korzystaniu z systemu. W tym okresie mogą pojawić się pytania dotyczące obsługi, wymaganie dodatkowych wyjaśnień albo konieczność wprowadzenia drobnych przeróbek. W praktyce pierwsze tygodnie po uruchomieniu rozwiązania na prawdę często pokazują, czy wcześniejsze założenia odpowiadają rzeczywistym warunkom pracy. Istotne staje się wtedy zbieranie informacji zwrotnych i stopniowe dostosowywanie wybranych ustawień. Wdrożenia comarch nie ograniczają się zatem jedynie do kwestii technicznych, niemniej jednak obejmują także organizację pracy, przygotowanie zespołu a także sposób wykorzystywania systemu w codziennych zadaniach.

Źródło: firma it łódź.