W wielu przedsiębiorstwach wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów i operacji finansowych pojawia się wymaganie uporządkowania danych. Informacje przechowywane w oddzielnych arkuszach, programach i dokumentach mogą utrudniać bieżącą kontrolę nad działalnością. W takim przypadku konstatuje się użycie systemów informatycznych, które łączą wybrane procesy w jednym środowisku.

Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania przeznaczone do obsługi różnorakich sekcji funkcjonowania firmy, w tym księgowości, dystrybucji, magazynu, kadr a także zarządzania produkcją. Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego systemu, jego wersji i zastosowanych modułów. Przed podjęciem decyzji ważne jest określenie, jakie informacje mają być gromadzone, kto będzie z nich skorzystać a także które czynności wymagają uporządkowania. Sam wybór kodu nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, zwłaszcza gdy wynikają one z niejasnego podziału obowiązków lub braku spójnych procedur.

Systemy klasy ERP służą do integrowania danych i procesów zachodzących w różnorakich częściach organizacji. Comarch ERP może wspierać w głównej mierze rejestrowanie dokumentów handlowych, zarządzanie stanów magazynowych, ewidencjonowanie rozrachunków i przygotowywanie danych potrzebnych do analiz. Znaczenie takiego rozwiązania zależy od specyfiki działalności. W firmie handlowej ważne mogą być aktualne informacje o dostępności produktów i realizacji zamówień, natomiast w zakładzie usługowym produkcyjnym większą rolę odgrywają planowanie materiałów, kontrola etapów pracy oraz rozliczanie kosztów. Powinno się a przy tym uwzględnić, że nie każda funkcja będzie potrzebna wszystkim użytkownikom. Nadmiernie rozbudowana konfiguracja może utrudniać codzienną pracę, a zbyt wąski zakres systemu może wymuszać prowadzenie części ewidencji oprócz nim. Istotne są również możliwości zamiany danych z innymi narzędziami, sposób nadawania uprawnień a także dostęp do informacji historycznych. Dopiero ranking tych zaleceń z możliwościami konkretnego rozwiązania umożliwia wycenić jego przydatność w określonym środowisku.

Osobnym zagadnieniem są wdrożenia Comarch, które obejmują nie tylko i wyłącznie instalację i konfigurację programu, lecz także przygotowanie danych, postanowienie zasad pracy a także sprawdzenie poprawności poszczególnych procesów. Na początku należy rozpoznać dotychczasowy sposób działania firmy i wskazać obszary wymagające przekształceń. W praktyce szczególnie bardzo dużo uwagi może wymagać uporządkowanie kartotek towarów, danych kontrahentów, cenników i informacji o rozrachunkach. Przeniesienie niekompletnych albo powielonych zapisów do nowego środowiska może utrudnić późniejsze raportowanie i rozliczenia. Z tego powodu migrację danych warto poprzedzić ich weryfikacją oraz ustaleniem, które informacje są wciąż potrzebne. Dalszym etapem są testy obejmujące rzeczywiste scenariusze pracy, tj. wystawienie dokumentu sprzedaży, przyjęcie dostawy, korekta zapisów czy zamknięcie okresu rozliczeniowego. Pozwalają one wykryć niezgodności, zanim system zacznie obsługiwać obowiązujące operacje. Harmonogram prac powinien uwzględniać dostępność osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, ponieważ ich wiedza jest potrzebna do oceny ustawień i wyników testów.

Na przebieg uruchomienia wpływa też przygotowanie pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet poprawnie skonfigurowany system może powodować trudności, jeżeli już użytkownicy nie wiedzą, jak rejestrować nietypowe zdarzenia, poprawiać błędne dokumenty lub zdobywać dostęp do potrzebnych raportów. Szkolenia powinny zatem odnosić się do konkretnych obowiązków, a nie ograniczać się do przedstawienia dostępnych funkcji. Warto również ustalić, kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kontrolę jakości danych i zgłaszanie problemów. Po rozpoczęciu pracy potrzebna jest obserwacja działania poszczególnych modułów oraz rozróżnianie błędów wynikających z konfiguracji od trudności związanych z przyjętymi procedurami. Znaczenie ma także zamysł aktualizacji, kopii zapasowych i dalszego rozwoju systemu. Zmiana przepisów, wzrost liczby użytkowników lub rozszerzenie działalności mogą wymagać modyfikacji wcześniejszych ustawień. Dlatego oprogramowanie ERP powinno się traktować jako szczegół szerszego sposobu organizacji pracy, którego funkcjonowanie zależy zarówno od rozwiązań technicznych, jak i od jakości danych, kompetencji użytkowników oraz jasno określonych zasad działania.

Źródło: comarch oprogramowanie księgowe.