Należycie zaplanowana przestrzeń użytkowa powinna głównie odpowiadać sposobowi, w jaki będzie wykorzystywana na co dzień. Dotyczy to zarówno małych punktów usługowych, jak i większych lokali wykorzystanych do obsługi klientów a także przygotowywania posiłków. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych zaczyna się więc nie od wyboru barw czy materiałów wykończeniowych, lecz od określenia funkcji poszczególnych wnętrz.

Znaczenie ma liczba pracowników, sposób obsługi klientów, wielkość wyposażenia, przebieg dostaw a także ilość miejsca potrzebna do wykonywania poszczególnych czynności. W praktyce wręcz atrakcyjnie wyglądające wnętrze może okazać się kłopotliwe, jeśli przejścia są zbyt wąskie, stanowiska pracy znajdują się w niewłaściwych miejscach lub zaplecze nie odpowiada realnym potrzebom. Dlatego układ przestrzeni warto rozpatrywać jako ogół, zauważając codzienne ruchy osób i przedmiotów, a nie tylko wygląd poszczególnych stref.

W lokalach gastronomicznych szczególnego znaczenia nabiera organizacja zaplecza. Droga towarów od momentu dostawy do miejsca przechowywania, przygotowania i wydania powinna być możliwie logiczna, ponieważ przypadkowe krzyżowanie się poszczególnych ciągów może utrudniać pracę. Podobne znaczenie ma rozmieszczenie urządzeń. Lodówki, piece, zmywarki, stoły robocze czy urządzenia pomocnicze wymagają nie tylko stosownej powierzchni, ale też dostępu umożliwiającego ich użytkowanie i późniejszą obsługę techniczną. Trzeba również uwzględnić miejsce na przechowywanie opakowań, środków potrzebnych do pracy oraz odpadów. Na etapie projektu łatwo pominąć takie elementy, ponieważ nie są one widoczne z punktu widzenia klienta. W przyszłości brak odpowiedniego zaplecza może jednak oznaczać konieczność ustawiania dodatkowych szaf, regałów albo pojemników w miejscach, które pierwotnie miały pozostać wolne.

W sytuacji lokali usługowych układ wnętrza zależy głównie od charakteru wykonywanych czynności. Innych warunków wymaga miejsce, w którym klient pozostaje tylko przez kilka minut, a innych przestrzeń przeznaczona do dłuższej obsługi lub pracy wymagającej profesjonalnego wyposażenia. Warto co więcej od początku rozdzielić strefę dostępną dla klientów od części roboczej, jeżeli sposób działania lokalu tego wymaga. Ważne są również wejścia, drzwi, komunikacja między stanowiskami oraz możliwość swobodnego przemieszczania się podczas większego natężenia ruchu. Przy projektowaniu należy brać pod uwagę także ograniczenia istniejącego budynku. Położenie ścian konstrukcyjnych, pionów instalacyjnych, okien czy przyłączy może znacząco wpływać na możliwe rozwiązania. Czasem oznacza to konieczność zmiany pierwotnej koncepcji, ponieważ przesunięcie jednego detalu wiąże się z dodatkowymi pracami instalacyjnymi albo ograniczeniem powierzchni w innej części lokalu.

Nie mniej ważne są kwestie techniczne i formalne, które powinny zostać uwzględnione zanim rozpocznie się prace wykończeniowe. Instalacje elektryczne, wodne, wentylacyjne i grzewcze muszą odpowiadać planowanemu wyposażeniu a także sposobowi użytkowania wnętrz. W gastronomii zwłaszcza znacząca jest wentylacja i właściwe odprowadzenie powietrza, jednakże w innych usługach większe znaczenie może posiadać liczba punktów zasilania lub dostęp do określonych instalacji. Na końcowy wygląd przestrzeni wpływają też oczekiwania dotyczące higieny, ochrony przeciwpożarowej, dostępności a także warunków pracy. Dobór materiałów powinien uwzględniać nie tylko i wyłącznie ich wygląd, niemniej jednak też sposób czyszczenia, intensywność użytkowania i możliwość podmiany uszkodzonych elementów. W rezultacie projekt lokalu jest połączeniem funkcji, techniki i organizacji pracy, a decyzje podjęte na początku mogą w przyszłości wpływać na koszty przemian, wygodę użytkowania a także sposobność dopasowania przestrzeni do zmieniających się potrzeb.

Zobacz więcej: aranżacja lokalu gastronomicznego.