Czynności prawne o szczególnym znaczeniu wymagają zachowania określonej formy a także udziału osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia publiczne. W polskim systemie prawnym bardzo istotną rolę w tym zakresie pełni notariusz, który działa jako osoba zaufania publicznego i wytwarza zadania określone w przepisach. Jego obowiązki obejmują sporządzanie aktów notarialnych, poświadczanie podpisów, odpisów i zgodności dokumentów z oryginałem, oraz przyjmowanie oświadczeń stron.
Udział notariusza jest wymagany między innymi przy zawieraniu umów dystrybucji nieruchomości, ustanawianiu hipoteki czy sporządzaniu testamentów w formie aktu notarialnego. Forma ta ma na celu zapewnienie zgodności czynności z panującym prawem a także właściwe udokumentowanie chce stron.
Kancelaria notarialna stanowi miejsce, w którym realizowane są czynności notarialne a także przechowywana jest dokumentacja związana z dokonanymi aktami. Funkcjonowanie takiej jednostki regulują przepisy określające sposób prowadzenia repertoriów, archiwizowania dokumentów a także zasady wydawania wypisów i odpisów. W praktyce osoba planująca dokonanie czynności notarialnej powinna wcześniej przygotować wymagane dokumenty, tj. dowód tożsamości, odpis z księgi wieczystej czy dokumenty potwierdzające stan cywilny, w zależności od charakteru sprawy. Notariusz ma obowiązek zweryfikować tożsamość stron a także upewnić się, że tekst czynności jest dla nich zrozumiała. W przypadku wątpliwości dotyczących skutków prawnych, może on udzielić wyjaśnień w zakresie objętym przepisami prawa.
Zakres czynności realizowanych przez notariusza obejmuje też sporządzanie protokołów zgromadzeń wspólników spółek, przyjmowanie na przechowanie dokumentów, pieniędzy oraz papierów wartościowych, oraz sporządzanie aktów poświadczenia dziedziczenia. W określonych sytuacjach możliwe jest dokonanie czynności poza siedzibą, jeśli przemawiają za tym szczególne okoliczności, np stan zdrowia osoby zainteresowanej. Kancelaria notarialna zobowiązana jest do zachowania tajemnicy zawodowej w odniesieniu do informacji uzyskanych w związku z wykonywanymi czynnościami. Odpowiedzialność notariusza ma charakter zarówno cywilny, jak i dyscyplinarny, co oznacza, że w sytuacji naruszenia przepisów może on ponosić konsekwencje przewidziane prawem.
Istotnym elementem pracy notariusza jest czuwanie nad prawidłowym zabezpieczeniem interesów wszystkich stron czynności prawnej, przy jednoczesnym zachowaniu bezstronności. Tekst aktu notarialnego powinna odzwierciedlać zgodną wolę uczestników oraz uwzględniać obowiązujące regulacje, w tym przepisy dotyczące formy, zdolności do czynności prawnych czy ograniczeń wynikających z ustaw szczególnych. Kancelaria notarialna funkcjonuje w oparciu o zawarte stawki taksy notarialnej, których maksymalna wysokość określona jest w odpowiednim rozporządzeniu. Wysokość opłat zależy w głównej mierze od wartości przedmiotu czynności oraz kategorii sporządzanego dokumentu. W ten sposób działalność notariusza wpisuje się w system zapewniający formalną pewność obrotu prawnego a także właściwe udokumentowanie bardzo poważnych zdarzeń mających znaczenie dla osób fizycznych i prawnych.
Zobacz: kancelaria notarialna olsztyn.